مدیریت تیم‌های دورکار با تکنولوژی توسط مایکروسافت
جای تعجبی ندارد که امروزه کسب و کارهای بیشتری در دنیا به دنبال کارمندان دورکار یا فریلنسر هستند. مخصوصاً در مورد صنعت آی تی این مسأله بسیار صدق می‌کند. طبق بررسی که توسط گالوپ در سال 2017 انجام شد، تکنولوژی دومین رتبه را در بین صنایعی که از مدل دورکاری استفاده می کنند دارا می باشد.
اما برای استارتاپ‌های تکنولوژی در سراسر دنیا، تنها استفاده از ابزارهای ارتباطی برای مدیریت تیم دورکار کافی نیست. برای اینکه بتوانید به مزایای دورکاری دست بیابید باید در راه‌های ارتباطی تیم خود خلاقانه عمل کنید و از این فضاهای مجازی به نفع خود استفاده کنید.
برای آشنایی با چگونگی مدیریت تیم های دور کار در دو شرکت بزرگ دل و مایکروسافت به مصاحبه ای که با جنیفر نیوبیل، مدیر برندسازی جهانی برای استخدام در دل، و استیسی الیوت، مدیر اجرایی ارتباطات در مایکروسافت انجام شده توجه نمایید.
تکنولوژی و تیم های دورکار
یکی از جذابیت های تشکیل تیم دورکار این است که در در حال حاضر خیلی راحتر از گذشته می توان پروژه‌ها را با افراد مختلف در سراسر دنیا هماهنگ نمود. تا زمانی که تیمتان دسترسی به لپتاپ و اینترنت داشته باشد، به همان میزان محل کار سنتی (اگر بیشتر نباشد) بازدهی خواهد داشت.
اما وقتی با لیست بلندی از برنامه‌ها و ابزارها روبرو شدید، چگونه از تکنولوژی برای تقویت کار گروهی و باز گذاشتن خطوط ارتباطی استفاده می کنید؟
استیسی که به عنوان یکی از اعضای تیم دورکار بیش از 14 سال است که در مایکروسافت مشغول است، باور دارد که همه چیز به استفاده موثر از ترکیبی از تکنولوژی های مجازی مربوط است.
“ابزارهای تکنولوژی برای ارتباطات تیمیِ موثر حیاتی بوده و “دفتر کار در هر جایی” را برای کار ممکن می‌سازند. برقراری تماس از طریق پیام فوری با تلفن همراه، کامپیوتر شخصی یا تبلت بدین معناست که تنها یک لحظه از برقراری تماس با تیمتان فاصله دارید.”
فراتر از پیامهای فوری، استیسی بر این باور است که داشتن ارتباطی هفتگی با اعضای کلیدی تیم بسیار مهم است و برای تحقق آن از طریق اسکایپ یا رو در رو اقدام می‌کند.
جنیفر از شرکت دل نیز نظرات مشابهی دارد.
“تماس تصویری بسیار مهم است به خصوص برای معاون ارشد استخدام در دل. به هنگام جلسات، تا زمانی که صورتتان را بتواند ببیند ظاهرتان برایش اهمیتی ندارد. هر دو بر این باوریم که زمانی که بتوانید شخصی را ببینید رابطه عمیق‌تری ایجاد می‌شود.”
دل تیمسازی از طریق تکنولوژی را با ابزار مخصوص خودشان که شبیه به Slack است تقویت می کند. این برنامه به اعضای تیم در سراسر دنیا اجازه چت، فالو کردن یکدیگر، ایجاد گروه و به اشتراک‌گذاری محتوا را می‌دهد، اما ویدیو نقش مهمی در کامل کردن تجربه تعامل از راه دور برای تیم ایفا می‌کند.
“در دل، برای جلسات پیگیری، از ادوب کانکت یا اسکایپ استفاده می‌کنیم. در طول این مکالمات تصویری زنده، کارمندان را به استفاده از قابلیت‌های چت تشویق می‌کنیم. افراد می توانند به یکدیگر سلام کرده، در رابطه با محتوا نظر بدهند، و از ارائه دهنده سوال بپرسند. این روش بسیار تعاملی است و فکر می‌کنیم روحیه تیم و فرهنگ سازمان را ارتقا می‌دهد.”
ایجاد فرهنگ سازمانی از راه دور
تیم‌های دورکار نمی توانند اهمیت فرهنگسازی را نادیده بگیرند.
استیسی اظهار می دارد که “فرهنگ یک ذهنیت است، نه یک مکان. ما 110 هزار کارمند در سراسر دنیا داریم، و ابزارهای تکنولوژی به ما در حفظ فرهنگ، استراتژی و مأموریت اصلی سازمان کمک می کنند.”
درست همانند افراد در یک دفتر کار که فرهنگ خود را با جوک‌های داخلی، عبارات مشترک و محیط کاری مشترک توسعه می‌بخشند، تیم‌های دورکار نیز می‌توانند همین کار را بکنند.
استفاده از چت داخلی و برنامه‌های ارتباطی در کنار ایمیل یا هر نوع ابزار ارتباطی مشابه دیگر، بدین معناست که می‌توانید صحبت کوتاهی با همکاران داشته باشید، جایی که به جوک گفتن با همکاران بپردازید، اخبار را به اشتراک گذاشته و شوخی کنید. اما بهترین قسمت ماجرا اینجاست که هیچ سیاست پنهان اداری در کار نیست چرا که همه چیز ضبط می‌شود.
اما این ابزارها عامل مهمی برای اشتراک گذاری اهداف داخلی و خارجی شرکت نیز هستند.
استیسی می‌گوید:”این راهیست که از طریق آن داستان‌هایمان راجع به چیزهای با اهمیت را به اشتراک می‌گذاریم. این ابزارها به این داستان‌ها جان می‌بخشند و برای تمامی کارمندانمان قابل دسترس هستند. اما این خود داستان‌ها راجع به مردم و مشتریانمان هستند که هدف و فرهنگ مایکروسافت را به ما یادآوری می‌کنند.”
به همین شکل نیز، دل با استفاده از ویدیو کارمندانش را نسبت به آنچه که شرکت برای جامعه و محیط زیست انجام می‌دهد در جریان قرار می‌دهد.
“دل پروژه‌ای دارد که در آن پلاستیک‌ها را از اقیانوس جدا کرده و در محصولات خود بکار می‌گیرد. ما این جریانات را به اشتراک می‌گذاریم و کارمندان نسبت به هدف شرکت مشتاق شده و آنها را بین تیم و شبکه خود ترویج می دهند.”
فوق‌العاده است که می‌بینیم این دو زن الهام‌بخش مسیر دورکاری را در شرکت‌های بزرگ تکنولوژی هدایت می‌کنند. که نمونه ای عالی برای هزاران استارتاپ تکنولوژی تازه کار هستند که به تازگی به فکر ساختارهای تیم، فرهنگ و محیط‌های کاری افتاده‌اند. هر دوی آنها نشستی با رهبران شرکت‌هایی همچون Teletech، Xerox، و Upwork در سپتامبر داشتند تا راجع به چگونگی بهینه‌سازی دورکاری صحبت کنند. طبق گزارش FlexJobs و سازمان تحلیل محل کار جهانی، میزان دورکاری از سال 2005 تا 2015، 115% افزایش داشته است، و روند پیشرفتش را در این مسیر تا سال 2017 ادامه داده است. دورکاری تنها یک روند کوتاه مدت نیست؛ بلکه برای ماندن آمده است. اگر می‌خواهید که تیمتان با موفقیت روبرو شود، باید از ابزار مناسب برای ایجاد یک محیط کار مشترک استفاده کرده و تیم دورکارتان نسبت به هدف شرکت مشتاق باشد.
برگرفته از forbes
