تکنیک‌های برنامه ریزی صحیح و همه جانبه
ایجاد تعادل میان وظایف و مسئولیت‌های روزانه کار ساده‌ای نیست. باید بتوانید به کار، درس و کارهای روزمره‌تان رسیدگی کنید، در عین حال وقتی هم برای خانواده و دوستانتان در نظر بگیرید. البته باید زمانی را هم به خودتان برسید. در این میان هیچ چیز مانند برنامه ریزی درست به شما کمک نمی کند. با برنامه ریزی، مدیریت و کنترل امور ساده‌تر می شود، می توانید میان اهداف کوتاه مدت و بلندمدت خود تعادل ایجاد کرده و کارهایتان را بر اساس اولویتی که دارند به انجام برسانید.
اجرای درست یک برنامه روزانه
- بدانید روزتان را چطور می گذرانید
قبل از این که برنامه‌ی صحیح و بهینه‌ای داشته باشید، از کارهایی که در طی روز انجام می دهید و نحوه‌ی تنظیم آن‌ها مطلع شوید؛ مثلاً اگر باید به سرکار یا دانشگاه بروید، این موارد و زمان آن‌ها در اختیار شما نیست اما در اوقات فراغت و زمان‌های آزاد راحت‌تر امکان تغییر و تصمیم گیری دارید.
زمانی را به بررسی کارهایی که انجام می دهید، اختصاص دهید و ببینید زمان را چطور سپری می کنید. تمام وظایف و مسئولیت‌هایتان را به طور دقیق یادداشت کنید. خصوصاً به وقت‌های آزاد و کارهایی که در این زمان انجام می دهید، توجه داشته باشید. آیا در این زمان به بازی کردن می پردازید یا مرتب کردن خانه؟ پس لیستی از تمام کارهایتان و مدت زمان انجام هر یک تهیه کنید.
- زمان رفت و آمد به محل کار، دانشگاه و … را در نظر بگیرید
بخش زیادی از وقت ما صرف رفتن از جایی به جای دیگر می شود. البته نمی توان از زمان هدررفته برای نقل مکان اجتناب کرد. زمان لازم برای این رفت و آمدها را در نظر بگیرید و در برنامه ریزی خود زمان کافی به آن‌ها اختصاص دهید. باید برنامه‌تان را برحسب این زمان‌ها بهبود دهید.
- ببینید چه زمانی بیشترین بهره وری را دارید
در برنامه ریزی خود به ترتیب انجام کارها توجه کنید. توصیه می کنیم کارهای مهم را که نیاز به تمرکز بیشتری دارند در زمان‌هایی انجام دهید که بیشترین بهره‌وری را دارید. خیلی از افراد صبح‌ها کارایی بیشتری دارند و بعدازظهرها را به پاسخ به تماس‌های تلفنی و ایمیل‌های دریافتی اختصاص می دهند.
- عادات شما زندگی روزمره‌تان را تحت تأثیر قرار می دهد
انجام کارها بر اساس برنامه ریزی روزانه به ما ثابت می کند زندگی‌مان از عادت‌هایمان تأثیر می گیرد. در بیشتر مواقع عادت‌های بد از دست یابی به اهداف جلوگیری می کند، در مقابل بعضی عادت‌ها سودمند هستند. پس قبل از برنامه ریزی روزانه، عادت‌های سودمند و آسیب زا را لیست کنید.
شاید عادت کرده‌اید وقت زیادی را صرف انجام کارهای موردعلاقه‌تان کنید، به طوری که هیچ نیرو و زمانی برای رسیدگی به اهداف بلندمدتتان ندارید یا ممکن است به قدری به خواسته‌ی اطرافیان اهمیت دهید که هیچ زمانی را به استراحت و رسیدگی به کارهای شخصی اختصاص نمی دهید. هر دو مورد به یک اندازه آسیب زا هستند. پس باید بدانید عادت‌های شما زندگی روزمره‌تان را تحت تأثیر قرار می دهند.
بعد از لیست کردن عادت‌های مضر و آسیب زا، سعی کنید با یافتن روش‌های جایگزین از وقتتان استفاده‌ی بهینه را ببرید؛ مثلاً بهتر است وقت کمتری را صرف انجام برخی کارها مانند بازی‌های رایانه‌ای، سر زدن به شبکه‌های اجتماعی، ساز زدن و … کنید. توصیه می‌کنیم این کارها را بعد از انجام وظایف ضروری خود انجام دهید. گاهی اوقات لازم است “نه” بگویید و بیشتر به زندگی خود اهمیت دهید.
- وقت‌های تلف شده را کاهش دهید
برخی کارهایی که در طول روز انجام می دهید تنها وقتتان را هدر می دهد. البته از برخی اتلاف وقت‌ها نمی توان اجتناب کرد؛ مثلاً زمان رفت و آمد به محل کار یا مراجعه به یک اداره در شلوغ‌ترین ساعت روز.
برنامه‌ی روزانه‌تان را مورد بازبینی قرار دهید و ببینید آیا می‌توان با ایجاد برخی تغییرات از اتلاف وقت جلوگیری کرد. اگر امکان تغییر وجود ندارد شاید بهتر باشد برخی کارها را در زمان تلف شده‌تان انجام دهید، مثلاً صبحانه‌ی خود را در مسیر رفتن به محل کار، در اتوبوس یا مترو بخورید.
- هر شب برای روز بعد برنامه ریزی کنید
بهتر است هر شب برای روز بعدتان برنامه ریزی کنید. اگر در تدوین برنامه‌ی روزانه مهارت نداشته باشید، احتمالاً زمان زیادی طول می کشد تا یک برنامه‌ی خوب و بی‌نقص بریزید. پیشنهاد می کنیم برنامه‌ای موقتی از کارها و زمان لازم برای هر یک تهیه کنید و امکان تغییر و جابه‌جایی را هم برای آن در نظر بگیرید.
ایجاد تعادل میان کارهای ضروری و اهداف بلندمدت
- کارهایی که باعث تحقق اهداف بلندمدتتان می شود را در برنامه‌ی روزانه بگنجانید
لیست کردن کارهایی که باید در طول روز انجام دهید، کار چندان ساده‌ای نیست؛ زیرا همیشه نمی دانید چه هدفی دارید و به کجا می خواهید برسید. علاوه بر آن، ممکن است کاری که قصد انجام آن را دارید در راستای تحقق اهداف بلندمدتتان نباشد. پس میان این دو تعادل برقرار کنید و کارهایی که به تحقق اهداف بلندمدتتان کمک می کنند را در برنامه ریزی روزانه‌تان بگنجانید.
اهداف بلندمدت خود را به‌طور کامل روی کاغذ بیاورید، زیرا نوشتن آن‌ها سودمندتر است تا این که تنها تصویری در ذهنتان داشته باشید. تمام چیزهایی که می‌خواهید را یادداشت کنید؛ شغل و درآمدی که می‌خواهید به آن برسید، افرادی که قصد دارید ارتباط بیشتری با آن‌ها برقرار کنید و …
لیستی از کارهایی که به شما در دست یابی به این اهداف کمک می کند تهیه کنید و در برنامه‌ی روزانه‌تان زمانی را برای آن‌ها در نظر بگیرید.
- انتظاراتی که از خود دارید و انتظاراتی که دیگران از شما دارند را جدا کنید
بهتر است در تعیین اهداف خود با دیگران مشورت کنید البته مهم آن چیزی است که خودتان می‌خواهید. شاید انجام وظایف روزانه هیچ ارتباطی به اهداف بلندمدتتان نداشته باشد، اما بخش اصلی برنامه ریزی روزانه‌تان را تشکیل می دهد.
شاید والدین شما آرزو داشته باشند پزشک شوید، اما ممکن است این شغل سبب خوشحالی و رضایت شما نشود. پس با پدر و مادرتان در این باره صحبت کنید. بدترین تصمیم ممکن این است که با نظر و خواسته‌ی دیگران زندگی کنید بدون این که ببینید خودتان واقعاً چه می خواهید و چه چیز سبب خوشحالی‌تان می شود.
بعد از این که اهدافتان را مشخص کردید، سعی کنید ارتباطی برای تطبیق آن‌ها با انتظاراتی که دیگران از شما دارند پیدا کنید. قطعا نمی توانید انتظاراتی که دیگران از شما دارند را به طور کامل نادیده بگیرید؛ اما به گونه‌ای برنامه ریزی کنید که وقت بیشتری را به اهدافتان اختصاص دهید.
- اولویت بندی کنید
برخی کارها باید در زمان محدود انجام شوند اما برخی دیگر را می توان با تأخیر انجام داد. پس در برنامه ریزی روزانه‌تان به اولویت‌ها توجه داشته باشید و مدیریت زمان را در نظر بگیرید.
ممکن است در برنامه‌ی روزانه برای انجام وظایف کاری، اتفاقات غیرمنتظره‌ای رخ دهد. پس در برنامه‌تان زمانی را به این کارها اختصاص دهید حتی اگر کاری ناگهانی پیش نیاید. بهترین کار این است در برنامه‌تان کمی وقت آزاد داشته باشید تا در صورت وقوع یک کار غیرمنتظره، آن کار را در این زمان‌ها انجام دهید. اگر هیچ کاری پیش نیامد، زمان‌های آزاد را به انجام کارهای موردعلاقه‌تان اختصاص دهید که شما را به اهداف بلندمدتتان نزدیک‌تر می کند.
ثبت برنامه روزانه
- از بهترین ابزار برای ثبت برنامه‌تان استفاده کنید
بهترین پیشنهاد این است برنامه‌تان را بنویسید و مطابق با آن جلو بروید. وقتی برنامه جلوی چشمتان باشد بهتر می توانید آن را اجرا کنید. امروزه ابزارهای زیادی وجود دارد که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. پس مناسب‌ترین ابزار را پیدا کنید و هر زمان خواستید به برنامه‌تان نگاه بیندازید و از گام بعدی مطلع شوید.
اکنون رایانه، لپ تاپ، اپلیکیشن ها و … امکان ثبت و نگهداری برنامه روزانه را برایتان فراهم کرده‌اند. البته می‌توانید از یادآورها هم استفاده کنید تا در جریان کارهای مهم قرار گیرید.
- روز را به بخش‌های نیم ساعتی تقسیم کنید
از صبح تا شب را به بخش‌های 30 دقیقه‌ای تقسیم کنید و ببینید برای انجام هر کار به چند بخش نیاز دارید. پس با این راهکار نیاز نیست برنامه‌تان را با ساعت و دقیقه پیچیده کنید.
- کارهای ضروری را زودتر در برنامه‌تان بگنجانید
کارهای ضروری را در ابتدای برنامه روزانه‌تان قرار دهید؛ مثلاً اگر هر روز باید فرزندتان را ساعت 8 صبح به مدرسه ببرید و ساعت 3 بعدازظهر برگردانید، قبل از هر اقدامی این دو وظیفه‌ی ضروری را در برنامه روزانه‌تان قرار دهید.
- وقت‌های آزاد را از یاد نبرید
بعد از لیست کردن تمام وظایف و کارهای ضروری در برنامه‌تان، وقت‌های آزاد را هم مشخص کنید. این زمان‌ها بخش انعطاف پذیر برنامه روزانه‌تان هستند. اهداف بلندمدت خود را در نظر بگیرید و کارهایی که شما را زودتر به این اهداف می‌رسانند به این وقت‌های آزاد انعطاف پذیر اختصاص دهید. البته در نظر گرفتن وقت‌های آزاد به شما امکان می دهد کارهای دقیقه نودی را هم در این زمان‌ها به انجام برسانید.
- مدام برنامه روزانه‌تان را مرور کنید
باید به طور منظم برنامه‌تان را مرور کنید تا کارهایی که برایشان برنامه ریزی کردید را به خاطر بسپارید. با مرور برنامه در مسیر درست قرار می گیرید و این کار سبب می شود بیش از زمان تعیین شده روی یک وظیفه‌ای خاص تمرکز نکنید و مطابق با برنامه زمانی مشخص شده جلو بروید.
- در صورت نیاز برنامه‌تان را تغییر دهید
امکان ارزیابی و تصحیح برنامه روزانه‌تان وجود دارد. برای مثال، می توانید زمان در نظر گرفته شده برای انجام کاری را تغییر دهید یا کارهایتان را با ترتیب دیگری پیش ببرید. اهداف بلندمدتتان را در نظر بگیرید و آن‌ها را فراموش نکنید.
توجه به زندگی شخصی
- به وضعیت سلامتی‌تان خود توجه کنید
برنامه ریزی روزانه تنها برای افزایش بهره‌وری و ارتقای شغل نیست بلکه سبب حفظ سلامتی و شادی‌تان نیز خواهد شد. تحقیقات نشان می دهد دانشجویانی که در برنامه ریزی‌ها زمانی را به خود اختصاص می دهند بهتر می توانند به اضطرابشان غلبه کنند و به دنبال آن به موفقیت بیشتری هم می رسند.
افراد مختلف در این زمان‌ها کارهای متنوعی انجام می دهد؛ مثلا برخی‌ها به مدیتیشن می‌پردازند، برخی دیگر می‌خوابند، برخی به دیدن دوستان و بستگانشان می روند و برخی ترجیح می دهند با تلفن همراهشان بازی کنند و خیلی کارهای دیگر. پس باید کار مورد علاقه‌تان که از انجام آن لذت می‌برید را پیدا کنید و آن را در برنامه روزانه‌تان بگنجانید.
- در برنامه‌تان زمانی مشخص را به خود اختصاص دهید
باید زمان مشخص و ثابتی را برای خودتان و کارهای موردعلاقه‌تان در نظر بگیرید. شاید به اهمیت توجه به خودتان واقف باشید، اما بدون تعیین زمان مشخص، از آن غافل شوید.
بازی موبایلی، سر زدن به شبکه‌های اجتماعی، ورزش، مدیتیشن و هر کار دیگری که برایتان لذت بخش است را در برنامه‌تان قرار دهید. با اختصاص زمان به کارهای موردعلاقه‌تان بهتر می توانید کارهای ضروریِ ناخوشایند را انجام دهید.
- برای خودتان پاداش در نظر بگیرید
اگر مطابق با برنامه جلو رفته‌اید برای تلاشی که به خرج می دهید به خودتان پاداش دهید. اگر کاری را در زمان معین به انجام رساندید، به‌عنوان جایزه خوراکی موردعلاقه‌تان را برای خود بخرید. این حس خوب و احترام به خود سبب می شود بهتر مطابق برنامه ریزی‌ها گام بردارید.
برگرفته از wikihow
