وظایف مدیر شامل انواع خاصی از رفتارهاست، رفتار و اعمالی که یک مدیر باید انجام دهد تا فرد موفقی در شغل مدیریتی خود باشد. وجه مشخص این است که مدیران وظایف مهمی در سازمان‌هایشان به عهده دارند. محقق شناخته‌شده‌ای به نام هنری مینتزبرگ (Henry Mintzberg) سه وظیفه‌ی کلی برای یک مدیر مشخص کرده است. این وظایف شامل وظایف بین فردی، وظایف اطلاعاتی و وظایف مربوط به تصمیم‌گیری است. در این نوشته سعی می‌کنیم برخی از وظایف کلیدی که یک مدیر در سازمانش بر عهده دارد، همچنین اصول اساسی که باید از آنها پیروی کند و مهم‌ترین وظایف مدیر تازه‌کار را با هم بیاموزیم.
وظایف تعریف شده برای یک مدیر
با آقای مدیری آشنا شوید. او به تازگی برای شغلی به‌عنوان سرپرست در یک شرکت بزرگ تکنولوژی، تولیدکننده‌ی لوازم الکترونیکی مصرفی، پذیرفته شده است. وی مسئول نظارت بر تیمی از کارگران بخش تولید است که قطعات یک کنسول بازی را مونتاژ می‌کنند. برای اینکه او سرپرست موفقی باشد، باید وظایف مدیران مختلف را بر عهده بگیرد.
مدیریت تا حد زیادی با روابط بین فردی مرتبط است؛ روابط بین مدیر و افراد در داخل و خارج از سازمان مانند کارکنان، سرپرستان هر قسمت، تأمین‌کنندگان و مشتریان. آقای مدیری به‌عنوان سرپرست در رابطه با آنچه وظایف بین فردی گفته می‌شود، باید به‌عنوان یک رئیس، رهبر و رابط بین نقش‌های مختلف انجام وظیفه کند.
به‌عنوان یک رهبر، او نمایانگر چهره‌ی شرکت در تعامل با مردم است. از طرفی او به‌عنوان یک رهبر به تیم خود خدمت و به‌عنوان یک رابط بین اعضای تیم خود و مدیران در سطوح بالاتر عمل می‌کند. همچنین او گاهی اوقات ممکن است به‌عنوان رابطی بین شرکت و تأمین‌کنندگان یا مشتریان هم ایفای نقش کند.
مدیریت همچنین می‌تواند درباره‌ی اداره‌ی اطلاعات مختلف باشد. وظیفه‌ی آقای مدیری در ارتباط با وظایف اطلاعاتی شامل جمع‌آوری، دریافت و انتشار اطلاعات است. به‌عنوان مثال، آقای مدیری اهداف تولید را از رئیس خود دریافت و به تیم خود منتقل یا تیم خود را با این اهداف مرتبط می‌کند. از طرفی او اطلاعات مربوط به تولیدات فعلی سازمان را جمع‌آوری می‌کند و برای بررسی در اختیار رئیس خود قرار می‌دهد.
مدیران در واقع تصمیم‌گیرندگان اصلی هستند و عدم توانایی در تصمیم‌گیری درست می‌تواند به شکست یک مجموعه منجر شود. وظیفه‌ی آقای مدیری به‌عنوان یک تصمیم‌گیرنده این است که باید هم یک کارآفرین باشد، هم بتواند هر گونه اختلال در روند کار را مدیریت کند، در امر تخصیص منابع آگاهانه عمل کند و یک مذاکره‌کننده‌ی تأثیرگذار باشد. به‌عنوان مثال، او باید بتواند برای رفع مشکلات دقیقا مانند یک کارآفرین، راه‌حل‌های خلاقانه ارائه دهد. همچنین به‌عنوان مدیر مسئول باید درباره‌ی تخصیص منابع برای دستیابی به اهداف تولید درست و به‌جا عمل کند. علاوه بر این، باید عوارض پیش‌بینی نشده درباره‌ی تیمش و اهداف سازمان را بشناسد و بتواند اختلالاتی که در روند کار بروز می‌کند به خوبی اداره کند. در نهایت، او باید به یک مذاکره‌کننده‌ی ماهر برای حل‌وفصل درگیری‌های احتمالی مابین افراد یا سازمان‌های مرتبط تبدیل شود.
۱۴ اصل مدیریتی
حالا که با وظایف بنیادی و اولیه‌ی محوله بر دوش یک مدیر مانند آقای مدیری در یک سازمان آشنا شدیم، اجازه دهید به برخی از اصول کلیدی مدیریت بپردازیم. برای بیان این ۱۴ اصل از اصول توسعه یافته توسط هانری فایول ( Henri Fayol)، نظریه‌پرداز فرانسوی در رشته‌ی مدیریت، بهره خواهیم برد.
- آقای مدیری باید از وجود تقسیم کار مناسب مطمئن شود، به این معنی که به هر کارگر یک مسئولیت ویژه اختصاص داده شود که در انجام آن مهارت کافی داشته باشد. برای مثال، او ممکن است یکی از اعضای تیم خود را فقط مسئول لحیم‌کاری کند، چون اگر افراد مختلف هر کدام بخشی از لحیم‌کاری را انجام دهند، هیچ‌کس در این کار خبره نخواهد شد.
- قدرت واقعی یعنی سازمانی که آقای مدیری در آن مشغول به کار است، این اختیار عمل را به او بدهد تا بتواند دستورات لازم برای انجام کارها یا اهداف شرکت برای تیم تحت سرپرستی‌اش را اعمال کند و زیردستان او نیز سفارشات و نکات مورد نظر او را دنبال کنند. آقای مدیری باید مسئولیت به انجام رساندن یک هدف را کاملا به عهده بگیرد تا اقتدار لازم خود را تثبیت کند.
- آقای مدیری باید درباره‌ی اجرای نظم و مقررات سازمان به تیم خود کامل و دقیق اطلاع‌رسانی کند. آنها باید از مقررات و قوانین سازمان دقیقا پیروی کنند و رویکردهای سازمان را کاملا در نظر داشته باشند.
- سازمانی که آقای مدیری در آن کار می‌کند باید از فرماندهی کاملا یکپارچه و بدون نقص او مطمئن شود، یعنی تیم تحت سرپرستی او فقط از یک نفر دستورالعمل دریافت می‌کند و کلیه‌ی فرامین و جهت‌دهی‌ها از سوی همان فرد صورت می‌گیرد؛ به عبارت دیگر هر فرد یا گروه فقط یک رئیس دارد.
- . آقای مدیری باید از پیشروی همه در یک مسیر واحد مطمئن شود، به این معنی که تیم او روی یک مجموعه هدف مشترک متمرکز شده است؛ این اهداف را خود او در جلسات تیمی برای بررسی اهداف بهره‌وری تبیین کرده است.
- او باید مطمئن شود منافع خودش و هر فرد از اعضای تیم او تابع منافع عمومی سازمان است.
- آقای مدیری باید مطمئن شود، اعضای تیمش پاداش مناسب دریافت خواهند کرد و شرکت از طریق پرداخت حقوق و مزایا به آنها کمک می‌کند.
- او باید از میزان توافق افراد شرکت درباره‌ی تصمیم‌گیری‌های متمرکز آگاه باشد. در تصمیم‌گیری متمرکز، بسیاری از تصمیم‌گیری‌ها توسط یک یا چند سطح از مدیران ارشد صورت می‌گیرد و در این میان مدیران سطوح پایین‌تر مثل آقای مدیری از سهم کمتری در تصمیم‌گیری‌ها برخوردار هستند. اگر او در یک سازمان غیرمتمرکز مشغول به کار باشد، احتمالا قدرت تصمیم‌گیری مستقل بیشتری خواهد داشت.
- آقای مدیری باید بداند در کجای زنجیره‌ی اسکالر قرار دارد. زنجیره‌ی اسکالر در واقع زنجیره‌ی قدرتی است که از سطوح بالای مدیریت تا پایین‌ترین سطح را شامل می‌شود؛ در واقع می‌توانید آن را زنجیره‌ای از فرمان‌دهندگان تصور کنید. به‌طور مثال؛ هیئت مدیره در بالاترین سطح این زنجیره در سازمان کاری آقای مدیری قرار دارد که در رأس آنها رئیس هیئت مدیره است، سپس معاون رئیس هیئت مدیره در بخش‌های مختلف و پس از آن سرگروه‌های هر دپارتمان قرار دارند و در نهایت سرپرست‌های خطوط اولیه‌ی تولید مثل آقای مدیری انجام وظیفه می‌کنند.
- آقای مدیری باید مطمئن شود بین سفارشاتی که از بیرون می‌رسد و مواد مورد نیاز برای تولیدات هماهنگی وجود دارد، یعنی کالای مورد نیاز برای تولید به اندازه‌ی کافی موجود است.
- او به‌عنوان سرپرست تیمش باید سعی کند تمام افراد زیر دستش شرایطِ برابری در زمینه‌ی درمان داشته باشند.
- آقای مدیری باید سعی کند در زمینه‌ی اشتغال کارکنانش تعادل را برقرار کند؛ به عبارت دیگر باید امنیت شغلی آنها را تأمین کند. کارکنان در صورتی فعال‌تر و شادتر خواهند بود که بابت از دست دادن شغل‌شان نگرانی نداشته باشند.
- او باید کارکنانش را به خلاقیت و ابتکار عمل در کار تشویق کند، به این معنی که چه کارگران جدید و چه سایر کارکنان نهایت تلاش خود را بکنند.
- آقای مدیری همچنین باید «روحیه‌ی تیمش» را پشتیبانی و تقویت کند. در اصطلاح فرانسوی به این امر «روح گروه» می‌گویند. در واقع او باید برای هماهنگی و انسجام گروهش تلاش کند.
باید توجه داشته باشید تمام سازمان‌ها از همه‌ی این اصول در سیستم مدیریتی خود پیروی نمی‌کنند، با این حال می‌توان برای زنده نگه داشتن و اجرایی کردن این اصول در سیستم مدیریت معاصر تلاش کرد.
مهارت‌های ضروری برای مدیران تازه‌کار
زمانی که برای اولین بار به پست مدیریت می‌رسید، آموختن برخی مهارت‌ها برای تأثیرگذاری مناسب ضروری هستند. در این بخش برخی مهارت‌های ضروری را که مدیران جدید برای رسیدن به موفقیت باید بیاموزند با هم مرور می‌کنیم.
مدیران تازه‌کار
به نظر می‌رسد در نهایت به اولین پست مدیریت خود رسیدید، تبریک می‌گوییم! ممکن است شما در همان سازمان خودتان ارتقا پیدا کرده باشید یا نه، اصلا کار با یک شرکت جدید را پذیرفته‌اید. در هر صورت شما نیاز به آموختن و توسعه‌ی مهارت‌های جدید دارید تا بتوانید در جایگاه جدید خود نقش مؤثری ایفا کنید. در هر حال قدرت رهبری یک تیم نیاز به تلاش و عملکرد مناسب دارد، توسعه دادن برخی مهارت‌های کلیدی به شما در بهترین بودن کمک می‌کند.
مهارت‌هایی برای مدیریت شخصی
پیش از اینکه بخواهید به سادگی پست جدیدتان را به‌دست آورید، مطمئن شوید شغل مدیریتی جدیدتان را اول از همه با مدیریت خودتان آغاز می‌کنید. معطل نکنید اول باید از خودتان شروع کنید!
قبول کنید هنوز باید مهارت‌های زیادی بیاموزید
مدیریت مهارتی است که حرفه‌ای شدن در آن سال‌ها طول می‌کشد، پس انتظار نداشته باشید از همان اول در آن ماهر باشید. با این حال در صورت تمرین با کارکنان‌تان برای کسب مهارت‌ها و کار قطعا می‌توانید هم به آموختن ادامه دهید و هم در پست خود بالا بروید.
با خودتان صبور باشید
درک کنید اشتباهات، موانع و شاید هم روزهای بدی در پیش خواهید داشت. از اشتباهات‌تان درس بگیرید و گذشته را پشت سر بگذارید. برخی از مدیران در خطا‌هایشان و برخی دیگر در ندانستن متوقف می‌شوند. بپذیرید که هنوز خیلی چیزها را نمی‌دانید و باید یاد بگیرید. با رشد در پست مدیریتی خود، تجربیات بیشتری کسب خواهید کرد و این تجربیات و مهارت‌های بیشتر، شما را جلو می‌برند.
الگوی خوبی باشید
کارکنان‌تان دنباله‌روی شما هستند، پس سعی کنید بهترین الگو برای آنها باشید. به‌عنوان نمونه، اگر انتظار دارید همه به موقع سر کارشان حاضر باشند و تولید رأس ساعت ۸ صبح آغاز شود، حتما خودتان قبل از ساعت ۸ به محل کارتان بروید و مشغول به کار شوید. اگر شما ساعت ۹ صبح قدم‌زنان وارد شوید و قبل از شروع به تولید کمی وقت هدر دهید، اعضای تیم شما نسبت به کار بی‌اشتیاق خواهند شد و مثل شما دیر سرکارشان خواهند آمد. آنها شما را الگوی خودشان قرار می‌دهند و دنباله‌رو شما هستند.
مهارت‌هایی برای مدیریت دیگران
در مرحله‌ی اول شما از مدیریت خودتان شروع کردید، حالا می‌توانید روی مهارت‌های کلیدی مدیریت کارکنان‌تان تمرکز کنید.
زمانی را برای برقراری ارتباط در نظر بگیرید تا انتظارات‌تان را کامل و شفاف بیان کنید. کارکنان شما نمی‌توانند ذهن‌تان را بخوانند. بسیاری از مدیران معمولا وقتی اعضای تیم‌شان نمی‌توانند انتظارات آنها را برآورده کنند، ناامید می‌شوند، در حالی‌که مشکل در واقع این است که معمولا توقعات رؤسا آنقدر شفاف و واضح نیست که اعضای تیم آنها بدانند دقیقا چه کارهایی باید انجام بدهند.
همان‌طور که با کارکنان‌تان در تعامل هستید، درباره‌ی کارهای محول شده به آنها شفاف‌سازی کنید. درباره‌ی زمانی که می‌خواهید آن کار انجام شود و البته چگونگی انجام وظیفه‌ی مورد نظر با آنها صحبت کنید. مثلا نگویید: «آن را به دست من برسان»، بگویید:« گزارش پیشرفت کار روز شنبه را برایم بفرست». در این‌صورت هم زمان کمتری را صرف پیگیری کارهای دیگران می‌کنید و هم در صورت بر وفق مراد نبودن جریان پیشرفت کاری ناامید نمی‌شوید.
چنانچه یکی از افراد تیم شما انتظارات‌تان را برآورده نکرد، از او درباره‌ی این موضوع سؤال کنید. مطمئن شوید همه‌چیز را به وضوح بیان کرده‌اید و تیم شما دقیقا خواسته‌ی شما را درک کرده‌اند. بسیاری از مسائل مربوط به عدم عملکرد صحیح به خاطر درک نادرست است.
تشویق کنید
مدیران خوب همیشه می‌خواهند به کارمندان خود گوش دهند. سؤال بپرسید، در پاسخ تشویق‌شان کنید و آنها را برای پیشنهاد دادن آزاد بگذارید. تشویق، روش صادقانه‌ای است که از طریق آن نشان می‌دهید چقدر علاقه‌مند به شنیدن و بحث کردن درباره‌ی افکار کارکنان‌تان هستید؛ پس این افکار و پیشنهادات را پیگیری کنید. اگر پیشنهادی را نادیده بگیرد، نشان‌دهنده این است که علاقه‌‌‌ای به شنیدن پیشنهادات بیشتر ندارید. اگر پیشنهادی را عملی نکردید درباره‌ی دلایل‌تان حتما توضیح دهید و حتما از ارائه‌ی پیشنهاد مورد نظر قدردانی کنید.
مراقب باشید اگر کارمندی چیزی گفت که شما تمایلی به شنیدن آن نداشتید، از آن شخص ناامید یا عصبانی نشوید، چون باعث می‌شود دیگر بازخورد صادقانه‌ای از طرف تیم خود دریافت نکنید. به‌عنوان نمونه اگر یکی از کارمندان از جلسات هفتگی شکایت و عنوان کرد این جلسات فقط باعث اتلاف وقت می‌شود، حالت تدافعی به خود نگیرید و در عوض تمام موارد مبنی بر لزوم تشکیل این جلسات را به‌طور روشن بیان کنید؛ این روش از بحث کردن با کارمند شاکی مؤثرتر است. مهم این است که شما ارزش برنامه‌ریزی برای جلسات شرکت را در عمل به آنها نشان دهید. این امر باعث بهبود جلسات، روحیه‌ی تیم و بهره‌وری مناسب می‌شود.
قدردانی کنید
اعضای تیم شما سخت‌کوش‌تر خواهند‌شد اگر بدانند، شما زحمات آنها را به زبان می‌آورید و برای ایشان پاداش در نظر می‌گیرید. روش‌های زیادی برای قدردانی وجود دارد، از جمله قدردانی کلامی و مکتوب، قدردانی با دادن تقدیرنامه، هدیه و مرخصی. درباره‌ی نوع قدردانی از کارکنان‌تان خلاق باشید، وقتی تیم‌تان پروژه‌ای را زودتر از موعدِ برنامه‌ریزی شده به اتمام می‌رسانند، به این پیشرفت اشاره کنید. گاهی مواقع مهمانی‌ها را طبق خواست کارکنان‌تان در برنامه‌ی شرکت قرار دهید. بعضی اوقات بعد از ظهرها به آنها مرخصی بدهید و بگذارید با هم فوتبال بازی کنند. هنگامی که کارکنان‌تان بدانند از آنها قدردانی می‌شود، بهتر کار می‌کنند.
قاطع باشید
گاهی اوقات تفاوت بین یک مدیر خوب و یک مدیر بزرگ در توانایی در تصمیم‌گیری است. برای اینکه بتوانید از تصمیمات خود دفاع کنید، باید به اندازه‌ی کافی اطلاعات جمع‌آوری کنید. وقتی دلایل مناسب، قاطع و کافی درباره‌ی تصمیم‌تان وجود دارد، نترسید و جلو بروید. برخی از مدیران بی‌اراده و منفعل هستند و هرگز هیچ انتخابی ندارند. تیم شما و همکاران‌تان وقتی ببینند گزینه‌های انتخابی شما سنجیده هستند و تصمیمات محکمی می‌گیرید برای شما احترام قائل می‌شوند.
کمک کنید تا کارکنان‌تان ارزش کار خود را درک کنند
افراد تیم کاری شما دوست دارند احساس کنند کارهای مهمی انجام می‌دهند. برای آنکه به آنها بفهمانید چگونه در پیشبرد پروژه‌های سازمان سهم مهمی دارند، زمان بگذارید. روی تیم‌تان در سازمان بیشتر سرمایه‌گذاری کنید، در این صورت آنها درباره‌ی کارشان و افراد دیگر گروه متعهدتر خواهند بود.
مهارت‌هایی برای ارتقای دیگران
اعضای تیم همانند شما می‌خواهند در زندگی حرفه‌ای خود رشد کنند. برخی از مدیران جدید حس می‌کنند اگر اعضای تیم‌شان روزبه‌روز در کارشان بهترشوند، تهدیدی برای آنها به حساب می‌آیند. اگر شما به ارتقای افراد تیم خود کمک کنید، این نشانه‌ی خوبی درباره‌ی شخصیت شماست.
محیط مناسبی برای یادگیری و ارتقای تیم‌تان ایجاد کنید
برای یادگیری و رشد اعضای تیم خود به آنها فرصت دهید. یک مدیر خوب همیشه خواهان بهبود مستمر کارکنان و پیشرفت شغلی آنهاست. بیشتر آنها توانایی بالایی برای یادگیری و گسترش دانش خود دارند و می‌توانند به شرکت کمک کنند. در این‌صورت خودشان هم راضی‌تر و خوشحال‌تر خواهند بود.
مربی خوبی باشید
شما در موقعیتی هستید که دانش و مهارت‌هایتان، دارایی مهمی برای تیم شما و شرکت محسوب می‌شود. برای آموزش و تشویق اعضای تیم خود و دیگران در سازمان‌تان وقت بگذارید. هر چه بیشتر به رشد دیگران کمک کنید، برای شرکت سودمندتر خواهید بود، در نتیجه، فرصت کافی برای باز کردن مسیر شغلی خود به سمت پیشرفت به‌دست می‌آورید.
در نهایت به این نکته توجه کنید؛ در صورتی که شما این مهارت‌های مدیریتی را توسعه دهید، تأثیرگذاری بیشتری در پست مدیریتی خود خواهید داشت و فرصت‌های بیشتری در مسیر شغلی خود به‌دست خواهید آورد.
